SharePoint Microsoft چیست؟
SharePoint یک پلتفرم همکاری سازمانی مبتنی بر وب است که توسط مایکروسافت توسعه یافته و برای ایجاد سایت‌های تیمی، پرتال‌های داخلی، مدیریت اسناد، گردش کار و اشتراک‌گذاری منابع استفاده می‌شود. این ابزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباطات داخلی را تقویت کرده، فرآیندها را دیجیتال کنند و اطلاعات را به‌صورت امن و ساخت‌یافته مدیریت نمایند.
در این مقاله با قابلیت‌های SharePoint، انواع سایت‌ها، مزایا، امنیت، و نحوه پیاده‌سازی آن در شبکه سازمانی آشنا می‌شویم تا بتوانید از این ابزار قدرتمند برای ارتقاء بهره‌وری و انسجام تیمی استفاده کنید.
انواع سایت‌ها در SharePoint
- سایت تیمی (Team Site): برای همکاری داخلی بین اعضای یک تیم، شامل اشتراک‌گذاری فایل‌ها، وظایف، تقویم و گفتگوها
- سایت ارتباطی (Communication Site): برای اطلاع‌رسانی به کل سازمان، انتشار اخبار، اطلاعیه‌ها و گزارش‌های مدیریتی
- سایت پروژه: برای مدیریت اسناد، وظایف و زمان‌بندی پروژه‌ها با قابلیت اتصال به Microsoft Planner و Outlook
- سایت سفارشی: طراحی اختصاصی برای نیازهای خاص سازمان مانند فرم‌های منابع انسانی یا داشبوردهای مدیریتی
قابلیت‌های همکاری در SharePoint
- اشتراک‌گذاری فایل‌ها با کنترل سطح دسترسی
- ویرایش هم‌زمان اسناد با Microsoft Word و Excel
- نظردهی، نسخه‌بندی و تاریخچه تغییرات فایل‌ها
- اتصال به Microsoft Teams برای گفتگو و جلسات آنلاین
- ایجاد فرم‌های دیجیتال با Power Automate و Power Apps
- جستجوی پیشرفته و فیلترهای هوشمند برای اسناد
مثال‌های کاربردی
- سایت منابع انسانی برای ثبت درخواست مرخصی، مشاهده فیش حقوقی و فرم‌های اداری
- سایت فروش برای اشتراک‌گذاری گزارش‌ها، فایل‌های محصول و تحلیل بازار
- سایت مدیریت پروژه برای پیگیری وظایف، زمان‌بندی و مستندات پروژه
مزایای استفاده از SharePoint در سازمان‌ها
- افزایش بهره‌وری تیم‌ها از طریق همکاری هم‌زمان و اشتراک‌گذاری منابع
- کاهش وابستگی به ایمیل و فایل‌های پراکنده
- مدیریت متمرکز اسناد با قابلیت نسخه‌بندی و کنترل دسترسی
- امکان طراحی فرم‌ها و گردش کار بدون نیاز به برنامه‌نویسی
- اتصال به Microsoft 365 برای یکپارچگی کامل با Outlook، Teams، OneDrive و Planner
- پشتیبانی از طراحی واکنش‌گرا برای موبایل و دسکتاپ
امنیت در SharePoint
- کنترل سطح دسترسی کاربران بر اساس نقش و گروه
- رمزنگاری ارتباطات با HTTPS و گواهی SSL
- پشتیبانی از احراز هویت چندمرحله‌ای (MFA)
- ثبت لاگ‌های فعالیت کاربران و بررسی تغییرات
- امکان تعریف سیاست‌های نگهداری و حذف خودکار اسناد قدیمی
اتصال به سایر سیستم‌ها
- اتصال به Active Directory برای شناسایی کاربران و گروه‌ها
- یکپارچگی با Power BI برای نمایش داشبوردهای تحلیلی
- اتصال به ERP، CRM و سایر نرم‌افزارهای سازمانی از طریق API یا Power Automate
- امکان استفاده از Web Partهای سفارشی برای نمایش داده‌های خارجی
نتیجه‌گیری
SharePoint یک پلتفرم قدرتمند برای همکاری، مدیریت اسناد، طراحی پرتال‌های داخلی و دیجیتال‌سازی فرآیندهای سازمانی است. با قابلیت اتصال به Microsoft 365، امنیت بالا، و انعطاف‌پذیری در طراحی، این ابزار می‌تواند نقش کلیدی در ارتقاء بهره‌وری و انسجام تیمی ایفا کند.
یکی از خدمات تخصصی واریان شبکه گستر طراحی و پیاده‌سازی پرتال‌های سازمانی مبتنی بر SharePoint با اتصال به سیستم‌های داخلی، امنیت بالا و رابط کاربری حرفه‌ای است.
